Ik heb eerder laten zien dat een roadmap een strategisch hulpmiddel is om je gewenste resultaat te bereiken. Een roadmap geeft houvast, overzicht en richting. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor alle betrokkenen in een project.
Kortom, met een goede roadmap ben je een heel eind. Maar waarom gaat het dan toch nog vaak mis? Waarom stranden projecten, ook mét een doortimmerde roadmap?
In dit artikel zoom ik in op 7 valkuilen bij digitale transformatie. En geef ik je tips om die te omzeilen.
Valkuil 1: Te weinig capaciteit
Besteed je development uit? Dan betekent dit niet dat je als opdrachtgever achterover kan leunen. Integendeel. Zo is er veel kennis te delen en zullen er tijdens het ontwikkeltraject beslissingen genomen moeten worden. Een organisatie weet namelijk zelf het beste wat de impact van de digitale transformatie gaat zijn.
Dit kan veel tijd kosten. Alloceer je hier te weinig capaciteit voor? Dan kunnen de gevolgen catastrofaal zijn. Beslissingen worden onvoldoende doordacht, software-ontwikkeling stokt.
Tip: Breng vooraf in kaart wat je als organisatie moet bijdragen aan het uitvoeren van de transformatie.
Valkuil 2: Onvoldoende draagvlak
Veranderingen kunnen gepaard gaan met spanningen binnen organisaties. Denk aan: een afdeling krijgt een andere verantwoordelijkheid of werkverdeling. Ook de budgettering kan een rol spelen.
Steunt de hele organisatie het project? Dan verloopt digitale transformatie in de regel met de minste weerstand. Werkt een organisatie minder goed mee? Dan kan dit onder andere tot een ongewenst resultaat, uitloop of overschrijding van budgetten leiden.
Tip: Organiseer een multidisciplinair team met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen. Zij kunnen dingen bespreekbaar maken en voor meer draagvlak zorgen.
Valkuil 3: Verkeerde verwachtingen
Wat ook nog wel eens wil gebeuren, is topmanagement dat de aanstaande transformatie uitlegt met ‘het wordt alleen maar beter’ of ‘nee je hoeft niet te helpen, het gaat allemaal vanzelf.’ Hoewel het goed is om je organisatie gerust te stellen wanneer er ingrijpende wijzigingen gaan plaatsvinden, is het wel zaak om dat te baseren op een grondige voorbereiding.
Leven er verkeerde verwachtingen die niet worden uitgesproken? Dan kan dat in een later stadium voor ongewenste verrassingen zorgen.
Tip: Betrek de hele organisatie in de voorbereiding. Zorg dat er ruimte is voor alle soorten feedback.
Valkuil 4: Onrealistische planning
Is er eenmaal gekozen om een bepaald veranderingstraject in te voeren? Dan wil het ongeduld nog wel eens toeslaan. Bij veranderingstrajecten is het juist verstandig om niet te gehaast te handelen. Transformatie heeft tijd nodig.
Het kan ook dat delen van een organisatie andere tijdspaden volgen. Het is verstandig om planningen onderling goed op elkaar af te stemmen.
Tip: Plan niet een lange testfase aan het eind van een traject, maar knip het op en test bij verschillende tussenstappen.
Valkuil 5: Geen duidelijk doel
Vooral in top-down geleide bedrijven kom ik nog wel eens tegen dat niet in alle lagen van de organisatie voldoende duidelijk is wat de digitale transformatie in kwestie gaat inhouden. Het idee ontstaat bij het topmanagement en blijft daar.
Hierdoor zullen bij de start van de transformatie overwegingen of achtergronden voor bepaalde delen van de organisatie onbekend blijven.
Tip: Start met een feestelijke kick-off waar iedereen bij is. Leg daarbij duidelijk de doelen van de transformatie uit.
Valkuil 6: Te weinig oog voor gevolgen
Het digitaal transformeren van een bedrijfsvoering en het ontwikkeltraject dat daar bij hoort, is voor veel organisaties geen dagelijkse kost. Dat betekent dat de kans op onvoorspelbare gebeurtennissen of situaties aanzienlijk is.
Lang niet alles is immers op voorhand te voorzien of te beheersen.
Tip: Neem voldoende tijd, budget en capaciteit op om onverwachte situaties op te vangen.
Valkuil 7: Periode na livegang
Omdat digitale transformaties ingrijpend zijn voor organisaties, krijgt het veranderingsproces vaak veel aandacht. Daarbij wordt de periode erna nog wel eens over het hoofd gezien, maar dan ‘begint het pas’. Dit is de vuurproef waarvoor je het hele traject bent begonnen.
Vaak komt na livegang boven water wat vergeten is of anders uitpakt.
Tip: Maak tijdens het transformatieproces een planning voor de periode erna. Reserveer capaciteit voor het oplossen van (technische) problemen en zorg dat medewerkers met hun vragen en bevindingen ergens terecht kunnen.
Zorgeloos valkuilen voorkomen?
Wij zijn al meer dan 20 jaar IT-partner in veel uiteenlopende branches. Wil je een vliegende start met digitale transformatie in jouw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op om jouw mogelijkheden en onze werkwijze te bespreken.
Auteur: Sander van den Broek