Novo Nordisk zocht automatisering, Buildnet bracht professionalisering

Wie is Novo Nordisk?

Sinds 1923 ontwikkelt Novo Nordisk innovatieve geneesmiddelen en toedieningssystemen. De farmaceut richt zich op ernstige chronische aandoeningen die tot de meest dringende gezondheidsuitdagingen in de wereld behoren. Commercial Innovation manager Tim Oussoren is verantwoordelijk voor het digitale ecosysteem bij Novo Nordisk binnen Nederland.

Met welke vraag klopten jullie aan bij Buildnet?

Tim: “Klanten van Novo Nordisk, zoals artsen, hebben regelmatig ondersteunend materiaal en nascholingen nodig. Dit bieden wij hen via ons platform. Nieuwe nascholingen publiceren duurde echter vaak een werkweek, vanwege allerlei checks bij een scala aan interne stakeholders – van medische experts tot collega’s bij sales. Al die vinkjes halen werd steeds complexer en betekende veel handmatig werk. De status was vaak onduidelijk, het overzicht was weg. Bovendien moest mijn team vaak technisch bijspringen, wat we graag deden, maar niet de kern van ons werk is. Dat publicatieproces moest efficiënter.”

Welke uitdagingen kwam je tegen?

Aan onze kant lag een change management-uitdaging. Vanwege de hoeveelheid en diversiteit aan interne stakeholders was niet alleen het resultaat ontzettend belangrijk, maar ook iedereen kunnen meenemen in het proces ernaartoe. Het resultaat moest breed gedragen worden. Werken met een vast ritme van tweewekelijkse opleveringen, zoals Buildnet doet, maakte dat mogelijk. In ons geval ook nog in een pilotversie, zodat iedereen vertrouwen in de nieuwe oplossingen kon krijgen.”

Hoe gingen jullie aan de slag?

“Eerst hebben we zelf het hele proces in kaart gebracht en onderzocht wat we precies wilden. En vooral hoe dat er voor de gebruikers, onze collega’s, uit moest zien. Omdat geen project hetzelfde is, hebben we van tevoren ook kennissessies over de architectuur met onze consultants georganiseerd. Zo ontstond een win-win situatie – Buildnet vergrootte haar kennis en wij kregen software op maat.”

“Toen alle functionele documentatie op orde was, ging Buildnet aan de slag. Zij ontwierpen een nieuwe architectuur en bouwden de software. Dat deed Buildnet in sprints. Zo konden alle interne stakeholders bij Novo Nordisk tussentijds meekijken, testen en feedback geven. Inmiddels zijn we live.”

En het resultaat?

“Het meeste handmatige werk is er tussenuit. Zodra een nascholing wordt opgevoerd, worden taken automatisch klaargezet, bijgehouden en afgevinkt. In drie minuten kan zo’n nieuwe opleiding voor klanten op de site beschikbaar zijn. Dat bespaart ons veel tijd. Bovendien hoeft mijn team niet meer steeds bij te springen. Natuurlijk zijn er nog wensen en mogelijke verbeteringen, daar werken we aan – ook in releases van twee weken. Al met al is dit een mooie efficiëntie- én professionaliseringsslag.”

Hoe verloopt de samenwerking?

“Buildnet werkt met releases. Zo zetten we elke twee weken een stap vooruit én kunnen we waar nodig bijsturen en finetunen. Bovendien weten wij van tevoren precies wat wanneer gereed is. Dat werkt prettig. Op deze manier zijn we met Buildnet inmiddels alweer twee projecten verder.

Overigens werken we al sinds 2018 samen. We investeren graag in die relatie, zoals met die kennissessies met onze consultants. Buildnet is echt een partner, ze springen snel in op onverwachte dingen; dat is belangrijk voor een organisatie als die van Novo Nordisk.”